Prokrastynacja - jak nie odkładać zadań na później? 12 wskazówek
kompetencje miękkie kursy

Ile razy zaczynałaś dietę od poniedziałku? Ile razy od jutra postanowienie ćwiczeń lub biegania? A od przyszłego miesiąca zdrowego odżywiania? A ile razy gasiłeś pożary, bo na ostatnią chwilę kończyłeś projekt dla klienta x? Często przy tym nie śpiąc po nocach, z dodatkowym kubkiem kawy? Odwlekanie zadań stoi niestety w naszej naturze; robimy to, mimo że nie chcemy. Czym jest więc prokrastynacja? A przede wszystkim, jak z nią walczyć i nie odkładać pewnych zadań na później? Sprawdź moich 12 skutecznych wskazówek.

Czym jest prokrastynacja?

Prokrastynacja to zwlekanie, odwlekanie czegoś na później. Dokładniej, zwlekanie to polega na opóźnianiu lub odkładaniu w czasie zadania lub zestawu zadań. Jest to „siła”, która uniemożliwia Ci wykonanie tego, co postanowiłeś zrobić, na zasadzie „mam jeszcze tyle czasu”, „zacznę od jutra” (niczym Scarlett Ohara z „Przeminęło z wiatrem” 😉 )

Prokrastynacja - jak nie odkładać zadań na później? 12 skutecznych wskazówek

Dlaczego zwlekamy i odkładamy na potem?

Główną przyczyną prokrastynacji jest pięć obaw, lęków (które mogą czasem występować nawet równocześnie). Zawsze występują jakieś hamulce, które blokują nas przed podjęciem działania, może być to przykładowo lęk przed porażką lub izolacją. Przy czym pamiętajmy, że dla każdego z nas doba ma zawsze 24h, a wszystko się rozbija o organizację i ilość danych zadań do wykonania.

  • Lęk przed porażką

– przekładasz pracę do momentu, gdy wydaje się, że jest już za późno, żeby ją wykonać. I wówczas w razie niepowodzenia masz usprawiedliwienie, miałeś po prostu za mało czasu na wykonanie określonego zadania. Przykładowo student, który „nie zdążył” przygotować się na piątkowy egzamin, ponieważ rozpoczął przyswajanie materiału w czwartek wieczorem

  • Lęk przed izolacją

– odwlekamy bo potrzebujemy zainteresowania z zewnątrz, nie chcemy czuć się opuszczeni i samotni. Najlepiej więc zwrócić na siebie uwagę, poprzez trudną sytuację, w jakiej się znajduje, na zasadzie „ile to ona ma zadań do zrobienia na już”. Osoba ta chce, aby się nim opiekowano, doradzano mu i kierowano nim. Przy czym dobrze się czuje pracując w grupie lub gdy ktoś podejmuje za niego decyzje.

  • Lęk przed sukcesem

– obawiasz się pozytywnego skutku działania, sukcesu, który może wywołać zazdrość w otoczeniu lub pociągnie za sobą kolejne większe oczekiwania, którym nie będziesz potrafił sprostać. Próbujesz więc nie wyróżniać spośród innych. Przykładowo urzędnik, który nie przystąpił do konkursu na kierownika działu, ponieważ podświadomie obawiał się nowych obowiązków, które mogłyby go przerosnąć.

  • Lęk przed bezradnością

– wynikający z ciągłej kontroli otoczenia. W momencie wykonania pewnego zadania boimy się, że może ona zaburzyć naszą bezpieczną przestrzeń. Ewentualnie na odwrót, doprowadzamy do takiej ostatecznej sytuacji, bo „gaszenie pożaru” może okazać się ciekawą sytuacją do sprawdzenia 😉

  • Lęk przed intymnością

– boimy się, że inni ludzie nie będą wystarczająco obecni w naszym życiu lub że, gdy się do kogoś zbliżymy zobaczymy jego wady i go odrzucimy. Najlepiej więc trzymać ludzi na dystans, by się nie rozczarować i odwlekać moment budowania np. nowych relacji partnerskich.

 

Co za tym zrobić? Prokrastynacja – 10 sposobów, by nie odwlekać na „potem”

1. Czy to zadanie naprawdę jest takie trudne? Nie wyolbrzymiaj olbrzyma

Jednym z największych powodów, dla których ludzie odwlekają, to fakt, że już na wstępie zakładają trudności i nakierowują się na blokujące myśli. Oczywiście, może to być związane z tym, że dane zadanie jest trudne, nudne lub bolesne do przejścia, ale eskalując negatywne emocje, pogłębiają problem. Nie chodzi mi o trywializowanie naszych zadań, ale niech podstawowym motywem ich realizacji jest myśl, że to zadanie jest do wykonania i trzeba się za nie jak najszybciej wziąć. Co więcej, zwlekanie jest związane ze stresem. Przykładowo: pomyśl teraz co czujesz, w obliczu trudnej rozmowy z szefem, którą na pewno będziesz musiał na dniach wykonać. Przeszywa Cię dreszcz nieprzyjemnych emocji? Włącza się stres? A jakby już teraz wykonać to zadanie? Nie w przyszłym tygodniu, a dziś. Miej perspektywę: „Jasne, to nie jest moje ulubione zadanie, ale mogę przez to przejść”. Nie nakręcaj się negatywnie, nie wyolbrzymiaj olbrzyma; a wykonaj to w z głębokim oddechem w jak najbliższym czasie.

2. Skoncentruj się na „dlaczego”

Proste pytanie: dlaczego masz to zrobić? Jeśli odkładasz sprzątanie szafy, wyobraź sobie, co poczujesz, gdy już ją posprzątasz. Nareszcie znajdziesz skarpetki do pary 😉? Proste? Cokolwiek musisz wykonać zadaj sobie pytanie dlaczego, a następnie zobacz w myślach efekt po, wizualny i odczuwalny efekt Twojego działania.

3. Małymi krokami do celu, czyli efekt kuli śnieżnej.

Każdego dnia zrób chociaż jedną małą rzecz zbliżającą Cię do celu. Dziel zadania na części, codziennie godzina pracy przy danym zadaniu, a po tygodniu zobaczysz świetne efekty. Przykładowo jesteś studentem i masz do opracowania (napisania) określoną pracę dydaktyczną: pierwszego dnia dokładnie ustalasz temat i nazwy rozdziałów, kolejnego zbierasz materiały, kolejnego piszesz wstęp, w kolejnych poszczególne fragmenty rozdziałów. W systemie małych kroków do celu możesz obrać dowolne ramy czasowe, np. 15 minut dziennie będę ……………

Temat ten jest silnie związany z efektem kuli śniegowej, ale aby nie powielać treści, przejdź do obszernego artykułu na ten temat:

Prokrastynacja - jak nie odkładać zadań na później? 12 skutecznych wskazówek

 

4. Znajdź czas w kalendarzu

Projekty, które zostaną wykonane „kiedy będę miał czas” z opcją „zrobię to, gdy już będę musiał”, zwykle nie są w ogóle wykonywane, zatem musisz zaplanować je dokładnie. Kiedy zamierzasz pracować nad takim zadaniem, zarezerwuj swój czas tylko na niego. Wyłącz rozpraszacze tj. powiadomienia z social media, tv i skup się na wyznaczonym dniu i godzinie zadania. Przy czym pamiętaj punkt 1 – nie wyolbrzymiaj olbrzyma – możesz wykonać wszystko, co zaplanujesz.

5. Skończ przed sobą samym z wymówkami. Prokrastynacja to często nasze “lenistwo”

Prokrastynacja to wymówki. „Muszę być w nastroju.” „Poczekam, aż będę miał czas.” „Pracuję lepiej pod presją.” „Potrzebuję X, aby móc zacząć.” Czy któryś z nich brzmi znajomo? Bądź ze sobą szczery: to naprawdę są wymówki. Oczywiście, dobrze jest „być w nastroju” do pracy, ale czekanie na niego może oznaczać, że będziesz go wykonywać na ostatnią chwilę (jaka jest efektywność działania pod presją czasu?) albo nigdy nie zaczniesz swojego projektu.

6. Plan kolejnego dnia, tygodnia – co jest pilne i ważne?

Codziennie wieczorem spisuj zadania na kolejny dzień. Ustal priorytety, zaplanuj co chcesz wykonać, zrealizuj to w odpowiednich ramach czasowych. Możesz posłużyć się zwykłą kartką papieru, notesem, plenerem, kalendarzem. Ewentualnie ustalaj zadania wg podziału na ważne i pilne, nieważne i niepilne z zasad Macierzy Priorytetów (Eisenhowera).

O co chodzi w Macierzy Priorytetów? Ważność i pilność danego zadania to dwa najważniejsze czynniki, wpływające na sposób w jaki wykorzystujesz swój czas. Najczęściej większość z nas skupia się wyłącznie na rzeczach pilnych, co jest podstawowym błędem. Pomijamy to co ważne i mało pilne; zadania, których osiągnięcie powinno być naszym celem, które wzbogacają nasze życie i nadają mu sens. Dlaczego tak dzieje się? Ponieważ sprawy te nie wywierają na nas żadnej presji, dlatego odsuwamy je na bok uznając jako mniej pilne. Te ważne nie są pilne, więc musisz sam się zmotywować („zmusić”) do ich wykonania… Po więcej informacji przejdź do artykułu:

7. Zdobądź partnera do działania – w grupie siła

Określ konkretne terminy wykonania zadania, a następnie znajdź kogoś, kto pomoże Ci być za nie odpowiedzialnym. Czasami potrzebujemy „strażnika” naszej wydajności. Prokrastynacja dotyka bardzo wiele osób, a wspólna motywacja do działania, pozwala na lepszą organizację. Może to być przykładowo zobowiązanie wobec znajomego odnośnie wspólnego porannego biegania. Samemu szybciej odpuścisz temat, ale jak się już umówiłeś, to niezręcznie będzie co chwilę przekładać lub całkowicie zrezygnować (nawet nie próbując). Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest też uczestnictwo w grupach mastermind, w której uczestnicy motywują się do dalszej, terminowej pracy. 

8. Zoptymalizuj swoje otoczenie

Twoje środowisko może pomóc lub przeciwnie, utrudnić wydajność działania. Uważaj zwłaszcza na technologię, taką jak poczta e-mail lub social media, które często zajmują czas, są jego „złodziejami” (patrz punkt 10). Wyłącz lub całkowicie usuń z pola widzenia. Oczywiście nie na wszystko masz wpływ, ale dysponuj tym co masz, organizuj i szanuj swój czas.

9. Nie dokuczaj sobie

„Powinienem zacząć wcześniej”, „Zawsze odwlekam”, „Jestem takim przegranym ” tylko pogorszy sprawę. Oczywiście, poniesiesz naturalne konsekwencje (karę?) zwlekania, ale myśl pozytywnie, co zrobić, by już nie doprowadzić do takiej sytuacji. Określ, co poszło nie tak, dlaczego znowu odkładałeś to coś na później? Uczmy się na własnych błędach.

10. Perfekcjonizm?

Perfekcjonizm jest mentalnością „wszystko albo nic”: coś jest albo doskonałe, albo porażką. System zero jedynkowy nie zawsze jest najlepszym kierunkiem działania. Perfekcjoniści mają tendencję do czekania, aż wszystko będzie idealne – więc, jeśli jeszcze nie nastał moment idealny, nie zaczynają, prokrastynacja górą. Mentalność „wszystko albo nic” może niestety powstrzymać Cię przed rozpoczęciem lub zakończeniem zadań. Skup się na byciu lepszym niż idealnym. Oznacza to, że nadal dążysz do doskonałości lub do tworzenia doskonałych warunków, ale jednocześnie koncentrujesz się na wykonywaniu pracy. Pamiętaj: Zrobione jest lepsze niż idealne.

11. Prokrastynacja a “złodzieje czasu”

Wspomniani powyżej „złodzieje czasu” ujawniają się we wszelkich działaniach oraz dezorganizują nasz dzień, przyjemności i obowiązki. Są to wewnętrzne i zewnętrzne czynniki obniżające efektywność wykorzystania czasu. Pożeracze czasu powodują, że nie zajmujesz się tym, co aktualnie jest ważne, codzienne czy przyszłościowe. Jedne są bardzo oczywiste – tv, portale społecznościowe; inne mniej lub bardziej indywidualne – dojazdy, brak fachowej wiedzy. Co należy podkreślić, część z nich jest potrzebne do prawidłowego funkcjonowania, bo wchodzą w strefę naszego odpoczynku i regeneracji, ważne aby nie przespać momentu, gdy zaczynają być punktem wyjściowym porządku dnia. Nie popadajmy w przesadę i korzystajmy ze wszystkiego dozując odpowiednio. Ich identyfikację znajdziesz w tym artykule:

Prokrastynacja - jak nie odkładać zadań na później? 12 skutecznych wskazówek

12. Prokrastynacja – zjedz tę żabę

I ostatnie: ZJEDZ TĘ ŻABĘ – zasada ta zakłada, że zrealizowanie najtrudniejszego (najważniejszego) zadania nie powinno być odwlekane i przekładane „na później”.

Należy zająć się nim w pierwszej kolejności (oczywiście w miarę dostępności w ciągu dnia), ponieważ po wykonaniu tej czynności odczuwamy przez resztę czasu spokój i satysfakcję. Najtrudniejsze już za nami, więc z pewnością zanamy  przypływu energii do dalszych działań. Co więcej, „zjadanie żaby” pozwala wydobyć z nas to co najlepsze, podnosi naszą efektywność, uczy planowania, organizacji, skupienia na najważniejszych zadaniach. Zwrot „zjedz tę żabę” pochodzi z bestselerowej książki Briana Tracy’ego „Zjedz tę żabę. 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do odwlekania” – polecam.

Podsumowując, jak nie ulegać odwlekania zadań na później?:

Prokrastynacja jest pułapką czasu i presji. Czy Ty też w nią wpadasz? Jeśli masz ochotę, opowiedz swoje sposoby na nie odwlekanie. I oczywiście, jeżeli spodobał Ci się tekst machnij do mnie łapką – zostaw komentarz lub polub na social media np. Facebook, LinkedIn. Za każdy odzew dziękuję!

 

Książki warte polecenia:

  • Tracy, Zjedz tę żabę! Wyd. MT Biznes – światowy bestseller – KLIK po książkę
    taniaksiazka.pl
  • Cała gama produktów Pani Swojego Czasu – Oli Budzyńskiej

kompetencje miękkie kursy

14 komentarze dla “Prokrastynacja – jak nie odkładać zadań na później? 12 skutecznych wskazówek”

  1. Czesto mi zdarza

  2. Weronika napisał(a):

    rewelacyjny wpis 🙂

  3. Kornelia napisał(a):

    Super temat, mi często się zdarza odkładać coś na później

    1. Kornelia może warto powalczyć o swój czas? 🙂

  4. Marysia napisał(a):

    miło się czyta 🙂

    1. Dziękuję 🙂

  5. Adda napisał(a):

    Bardzo przydatne. Spróbuję wprowadzić w życie 🙂

    1. Powodzenia! 🙂

  6. Ala napisał(a):

    Wspaniały tekst. Po prostu świetny 🙂

    1. Alu dziękuję bardzo 🙂

  7. Asia napisał(a):

    Temat jak dla mnie, niestety ciężko to zwalczyć 🙁

    1. Asia ależ wszystko zależy od Ciebie Pamiętaj: nie musisz, a chcesz to zmienić 🙂

  8. Ilona napisał(a):

    Bardzo dobry temat. Świetnie napisane 🙂

    1. Dziękuję Ilona 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.