Czy od zawsze próbujesz okiełznać czas? Zarządzanie sobą w czasie to jedna z ważniejszych umiejętności społecznych, która określa Twój sposób organizacji: począwszy od zadań zawodowych, po te domowe. Jak sobie w tym pomóc, by wszystko co robimy było dla nas przyjazne? Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera, poznaj i zastosuj.

Jak wspomniałam temat zarządzania sobą w czasie jest jedną z kluczowych kompetencji miękkich. Czas to bardzo cenny, a zarazem najtrudniejszy z zasobów do ujarzmienia. Nie możesz go dokupić, nie możesz wydłużyć doby; jedynie co jesteś w stanie zrobić to nim „zarządzać” – czyli zmienić swoje postępowanie względem niego. Narzędzi jest wiele, technik planowania, dysponowania. Ja przedstawiam jedną z nich – Macierz Eisenhowera. Bo często spotykam się z z trudnym wyborem pomiędzy pilnymi obowiązkami, własnymi przyjemnościami, a zobowiązaniami w stosunku do najbliższych.

Jeżeli spodoba Ci się ten sposób organizacji czasu pod koniec tekstu przygotowałam prostą tabelę, gdzie możesz ustalać swoje priorytety.

 

Skąd nazwa Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera?

A kojarzysz może nazwisko? To generał Dwight Eisenhower – prezydent Stanów Zjednoczonych, znany ze swojego roztropnego zarządzania czasem. Przypisuje mu się słowa:

Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera

 

Eisenhower stworzył matrycę ułatwiającą klasyfikowanie priorytetów i zadań do wykonania, nazywaną polem – siatką – systemem – kwadratem Eisenhowera bądź po prostu Matrycą Priorytetów. Dzięki temu narzędziu, zarządzanie sobą w czasie staje się łatwiejsze, bardziej zrozumiałe, a Twoja efektywności pracy wzrasta.

 

Jak działa Matryca Priorytetów?

Ważność i pilność danego zadania to dwa najważniejsze czynniki, wpływające na sposób w jaki wykorzystujesz swój czas. Najczęściej większość z nas skupia się wyłącznie na rzeczach pilnych, co jest podstawowym błędem. Pomijamy to co ważne i mało pilne; zadania, których osiągnięcie powinno być naszym celem, które wzbogacają nasze życie i nadają mu sens. A wiesz dlaczego tak dzieje się? Ponieważ sprawy te nie wywierają na nas żadnej presji, dlatego odsuwamy je na bok uznając jako mniej pilne. I co dalej? Te ważne nie są pilne, więc musisz sam się zmotywować („zmusić”) do ich wykonania.

Spójrz na matrycę, jej cztery ćwiartki pokazują cztery grupy działań, którym poświęcamy swój czas i energię.

Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera


Aby poprawnie stosować matrycę należy zrozumieć oraz stosownie wyselekcjonować rzeczy ważne i pilne. Wpływa na to wiele czynników tj. priorytety osobiste i otoczenia (rodziny, pracy zawodowej), finanse, emocje, terminy itp. Często mamy problem z podziałem naszych zadań na ważne, pilne, nieważne i niepilne – w sensie jak je poukładać, posegregować, w jaki sposób podzielić? Przede wszystkim musisz skupić się na czynnościach najistotniejszych dla Ciebie i najbliższych.

 

Ćwiartka I

ćwiartka walki z czasem / gaszenia „pożarów” – rzeczy ważne i pilne

    • To rzeczy, których nie można zaniedbać, te „na wczoraj”, które powinny być zrealizowane natychmiast, jak najszybciej.
    • Wydarzenia wynikające z naszego zaniedbania, bo rzeczy, które były na początku „ważne i niepilne” zostały odłożone w czasie.
    • Są to często zdarzenia nagłe, kryzysowe; będące często poza naszym wpływem działań np. awaria sprzętu.
    • Najlepiej by ta ćwiartka była pusta… bo jeśli coś tam się znajduje, to niewykonanie ich skutkuje tylko negatywnie.
    • Ulgą dla tej ćwiartki są „złodzieje czasu”, którzy pomagają zredukować poziom stresu.

 

Ćwiartka II

– ćwiartka wysokiej jakości / działania skutecznego – rzeczy ważne, ale nie pilne

  • Właśnie tutaj lokujemy (długoterminowe) plany, cele; przewidujemy problemy i sposoby zapobiegania im.
  • Sprawy możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie (nauka języka, fitness)
  • Tu możesz rozwijać zdolności – wszelkie kursy, studia, każda forma samorozwoju.
  • I na zadaniach w tej ćwiartce powinnaś najbardziej skupić się. Ustalić czas wykonania tematu; jeżeli go przeciągniesz to trafisz z nim do ćwiartki I.
  • Pamiętaj: wizja, dyscyplina, kontrola, efekty.

 

Ćwiartka III

– ćwiartka ułudy / co nam zarzucają inni – sprawy pilne, ale mało ważne.

  • Tutaj deleguj, ustalaj priorytety, a potem realizuj.
  • Koncentracja na tym miejscu powoduje oscylowanie wokół rzeczy nieważnych, a że pilnych – tworzy to poczucie stresu.
  • Uczucie złudzenia, że trzeba zrobić coś ważnego; co wiąże się z naszą krótkowzrocznością, a nawet negatywnym odbiorem. Jesteśmy czasem osobami pozbawionymi kontroli, organizacji, a robimy jedynie szum wokół siebie.

 

Ćwiartka IV

– ćwiartka określana jako unikanie pracy / pożeracze czasu – rzeczy mało ważne i mało pilne

  • Sprawy te nie są ani istotne, ani kluczowe, ani nie wymagają pośpiechu.
  • Poświęcanie swojego czasu na działania pozorne, nie mające wiele wspólnego z faktycznymi obowiązkami.
  • Zapomnij o tych rzeczach lub minimalizuj
  • Koncentracja na tym miejscu, to tak naprawdę nie robienie nic, co służy realizacji zadań i celów. Konsekwencja: brak rezultatów, osiąganych celów, marnowanie czasu.
  • Przeczytaj tekst: Złodzieje czasu

 

Jak każda metoda zarządzania czasem – tak i ta może posiadać wady i zalety. Jakie?

Zalety

  • samodzielne rozplanowanie własnego czasu
  • sposób na szybkie, łatwe ustalenie listy zadań do wykonania
  • uczy samodzielnego dobierania priorytetów oraz segregowania zadań

Wady

  • trudność w odpowiednim sklasyfikowaniu czynności do określonych ćwiartek
  • wpisywanie zbyt wielu zadań w pierwsze dwie ćwiartki
  • określenie IV ćwiartki – nie umieszczajmy tu czasu na relaks i rozrywkę, one też są ważne

 

Podsumowanie

Jaki obszar jest najważniejszy? Działania z ćwiartki II. Twoje działania powinny zmierzać do tego, aby powiększać i realizować te zadania. I pilnować aby nic nie przedostało się do ćwiartki I – ale z doświadczenia wiem, że jest to niemożliwe. Możemy jedynie monitorować działania z III i IV, tak by nasz czas był jak najefektywniej wykorzystywany, ale nie zapominając, że niektóre sprawy – niby te trwoniące czas też muszą mieć miejsce, aby panował w nas porządek myśli, odpoczynku i spokoju. Bardzo ważny jest relaks, wypoczynek, wyciszenie.  A tak naprawdę Ty wiesz co dla Ciebie jest ważne.

 

Jeżeli chcesz ustalać własne priorytety dzięki temu narzędziu możesz pobrać prostą, pomocną TABELĘ tutaj: MATRYCA PRIORYTETOW pdf lub po prostu rozrysować sobie na kartce coś w stylu poniższym:

Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera

 

Książki warte polecenia:

  • R. Merrill, S.R. Covey, Najpierw rzeczy najważniejsze, Wyd. Rebis – KLIK po książkę
    taniaksiazka.pl
  • B.Tracy, Zjedz tę żabę! Wyd. MT Biznes – światowy bestseller – KLIK po książkę 
    taniaksiazka.pl

 

Na koniec mam prośbę – teraz Ty zarządzasz – jeżeli spodobał Ci się tekst machnij do mnie łapką – zostaw komentarz lub polub na social media np. Facebook. Za każdy odzew dziękuję!

Polecam książki oraz kursy LifeArchitect (Michał Pasterski) - odkryj swoje zdolności!

Przekaż dalej :)

kompetencje miękkie kursy

A co tutaj ciekawego?

44 komentarze dla “Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera”

  1. Karolina napisał(a):

    Dla mnie najtrudniejsze są pożeracze czasu ! Ciągle z nimi walczę a one wracają jak bumerang ;(

    1. katarzyna napisał(a):

      Karolina u mnie też pożeraczu czasu.. ale do czasu. Nauczyłam się już włączać je. Pilotem 😉 pzdr.

  2. Przegląd Czerwca ~ Truly Little Life napisał(a):

    […] warty uwagi bo często mamy problem z rozróżnieniem tych czterech grup zadań. Kasia z bloga Hr W Domu bardzo fajnie to opisała. […]

  3. Super metoda! Znałam ją, ale nie wiedziałam, że tak się nazywa 🙂

    1. katarzyna napisał(a):

      Pewnie, że super! Prosta, a jakie efekty 🙂

  4. Ja mam teraz swoją matryce wymuszoną sytuacją. Składa się z dwóch obszarów: 1. Zadania, które mogę zrealizować przy dziecku 2. Zadania na czas, kiedy dziecko śpi.

    1. katarzyna napisał(a):

      Monika mam identyczną!!!! 😉 Czyli teraz noc – pracuję przy laptopie 🙂

  5. Zarządzanie czasem, to moja pięta achillesowa… Pracuję nad tym i nawet poczyniłam pewne postępy, ale nadal mam wrażenie, że czas mi ucieka przez palce…

    1. katarzyna napisał(a):

      Gosia ja też ciągle gonię czas. Pewne ułożenie zadań pomaga 🙂

  6. Coś w tym jest. Muszę spróbować skorzystać z tej matrycy. Może przyniesie nieoczekiwane efekty?

    1. katarzyna napisał(a):

      Ola przyniesie, jeśli będziesz ja uzupełniać. Nawet w głowie pomyśl o pożarach 🙂

  7. Najłatwiej mi wyznaczyć rzeczy pilne i ważne oraz niepilne i nieważne.

    1. katarzyna napisał(a):

      U mnie pilne same sie klarują 😉

  8. Mama z wada napisał(a):

    Od kilku lat probuje zarzadzam moim czasem. Kazdego dnia z rana wypisuje co chce zrobic i okreslam 2-3 wazne zadania. Od nich zaczynam. Idziw mi coraz lepiej 🙂

  9. Bardzo pomocna matryca. Oczywiście ważne i niepilne się zaniedbuje, a później jest gaszenie pożarów. :/

    Zjedz tę żabę to super książka! Pamiętam jak w pracy miałem wrzucone w kalendarz przypomnienie codziennie rano właśnie pod tym tytułem aż w końcu niektórzy zaczęli mnie pytać o co chodzi z tą żabą. 😀

    1. katarzyna napisał(a):

      Łukasz o patrz czyli dobrze dobieram sobie literaturę do czytania! Dziękuję że wpadłeś 🙂

  10. Grace napisał(a):

    Podstawowe narzędzie zarządzania czasem, które pokazuje, że zarządzanie to to sztuka delegowania i odpuszczania 🙂

    1. katarzyna napisał(a):

      Grace – tak, takie podstawowe, bez udziwniania. Takie są dobre, gdy czasu mało 😉

  11. per Zofka napisał(a):

    Najpierw na to spojrzałam i pomyślałam… OMF! Ale tekst jak zawsze wszystko wyjaśnił i jest dobry…

    1. katarzyna napisał(a):

      Haha ciekawe pierwsze myśli!

  12. O! pierwsze słyszę, ale wydaje się mieć to sens. Chociaż w moim przypadku zapewne będzie trudne do wdrożenia 😉

  13. Bardzo pomocny wpis, który na pewno mi się przyda, zaczynam wdrażać od jutra 🙂

    1. katarzyna napisał(a):

      Powodzenia! Od jutra łatwiej niż od poniedziałku 😉

  14. Mam to szczęście, że mnie organizacja czasu przychodzi dość naturalnie. Z kolei jakieś szczególne planowania, rozpiski, tysiące odhaczaczy i zakreślaczy – to moje pożeracze czasu. Nie dość, że główkowanie spędza mi sen z powiek, potem odnajdywanie się w tym, a ostatecznie i tak robię wszystko według tego wewnętrznego organizera 🙂 Natomiast! Macierz Eisenhowera jest mi znana i o ile dobrze sklasyfikuję zadania, to naprawdę mi pomaga. Prosta wizualnie i czytelna. To zdecydowanie do mnie przemawia 🙂

  15. No właśnie – sęk w tym, żeby te zadania wpisać w dobre ćwiartki 🙂 Bo np. z tego, co widzę, dla większości z nas odpoczynek jest nieważny – podczas kiedy on jest bardzo ważny, a czasem bywa nawet pilny. Ja z kolei mam tych “pilnych, ważnych” za dużo, bo jestem obibokiem:) .. ale dzięki za przypomnienie, idzie coraz lepiej 😉

    1. katarzyna napisał(a):

      Słońce o właśnie – ten odpoczynek jest bardzo ważny, aby móc ładować baterię na rzeczy ważne i niepilne. Pozdrawiam!

  16. Nawet jeśli nie do końca się do niej stosujemy, to i tak wiele cennych wskazówek z niej wyciągamy, a później stają się dobrymi nawykami. 🙂

    1. katarzyna napisał(a):

      Izabela słowo klucz do wielu zadań to nawyki!

  17. 🙂 Ilekroć mam przed sobą setkę zadań staram się je w myślach uporządkować wg priorytetów 🙂 a taka matryca doskonale w tym pomaga!

    1. katarzyna napisał(a):

      Dokładnie, powkładaj dane zadanie do odpowiednich ćwiartek. A później wszystko się samo ułoży 😉

  18. Nie wiem dlaczego ale bardzo przypomina mi to analizę SWAT. 😉

    1. katarzyna napisał(a):

      Bielecki prawda? Wizualnie bardzo podobne. Ale macierz dotyczy zarządzania czasem, a SWAT kojarzy się głównie ze strategią, z przedsiębiorstwem i spójrz, że w macierzy ćwiartka I to zagrożenie a w SWAT to mocne strony.

  19. Bardzo dobry wpis, muszę sobie go gdzieś zapisać i wracać do tego!

    1. katarzyna napisał(a):

      Diana dziękuję!

  20. Matryca jest chyba podstawowym narzędziem do zarządzania czasem, z której… nie korzystam na co dzień 😉 Lecz przydaje się na początku drogi do zorganizowania codzienności. Można wypisać w niej wszystkie aktualne zadania i wg tego ustalić plan dnia 🙂

  21. Marlena napisał(a):

    Organizacja czasu jest dla mnie bardzo wazna tym bardziej od kiedy zostalam mama. Mam swój plan dnia wg którego działam dzięki czemu mam również chwilę dla siebie.

  22. katarzyna napisał(a):

    czasnaziemi na pewno! Eisenhower wymyślił, a Covey opisał, popchnął dalej 🙂

  23. Uwielbiam doskonalić się w organizacji czasu. Przeczytałam serię książek S. Coveya. On właśnie posługuje się takimi ćwiartkami. Może zapożyczył pomysł od prezydenta USA…

  24. Uwielbiam czytać o zarządzaniu czasem, pewnie dlatego, że dobrze sobie z tym tematem radzę, to czytanie o nim mnie nie stresuje, a wręcz przeciwnie 🙂

    1. katarzyna napisał(a):

      Pani Podróżnik przez to czytanie genialnie się dokształcamy!

  25. Anonim napisał(a):

    Muszę przyznać, że mi się przyda 😉 Wydrukuję sobie takie cudo 😉

    1. katarzyna napisał(a):

      Anonim bardzo mnie takie słowa cieszą!

  26. Wenus z Marsa napisał(a):

    hej znam tą macierz, dzięki, ze mi ją przypomniałaś myślę, że każda kobieta – mama pracująca powinna na lodówce taka powiesić, by nie zaorywać się robieniem wszystkiego- najbardziej podoba mi się ćwiartka z delegowaniem:)

    1. katarzyna napisał(a):

      Wenus oj tak – delegowanie wychodzi mi najlepiej 😉

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.