Czy od zawsze próbujesz okiełznać czas? Zarządzanie sobą w czasie to jedna z ważniejszych umiejętności społecznych, która określa Twój sposób organizacji: począwszy od zadań zawodowych, po te domowe. Jak sobie w tym pomóc, by wszystko co robimy było dla nas przyjazne? Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera, poznaj i zastosuj.
Jak wspomniałam temat zarządzania sobą w czasie jest jedną z kluczowych kompetencji miękkich. Czas to bardzo cenny, a zarazem najtrudniejszy z zasobów do ujarzmienia. Nie możesz go dokupić, nie możesz wydłużyć doby; jedynie co jesteś w stanie zrobić to nim „zarządzać” – czyli zmienić swoje postępowanie względem niego. Narzędzi jest wiele, technik planowania, dysponowania. Ja przedstawiam jedną z nich – Macierz Eisenhowera. Bo często spotykam się z z trudnym wyborem pomiędzy pilnymi obowiązkami, własnymi przyjemnościami, a zobowiązaniami w stosunku do najbliższych.
Jeżeli spodoba Ci się ten sposób organizacji czasu pod koniec tekstu przygotowałam prostą tabelę, gdzie możesz ustalać swoje priorytety.
Skąd nazwa Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera?
A kojarzysz może nazwisko? To generał Dwight Eisenhower – prezydent Stanów Zjednoczonych, znany ze swojego roztropnego zarządzania czasem. Przypisuje mu się słowa:
Eisenhower stworzył matrycę ułatwiającą klasyfikowanie priorytetów i zadań do wykonania, nazywaną polem – siatką – systemem – kwadratem Eisenhowera bądź po prostu Matrycą Priorytetów. Dzięki temu narzędziu, zarządzanie sobą w czasie staje się łatwiejsze, bardziej zrozumiałe, a Twoja efektywności pracy wzrasta.
Jak działa Matryca Priorytetów?
Ważność i pilność danego zadania to dwa najważniejsze czynniki, wpływające na sposób w jaki wykorzystujesz swój czas. Najczęściej większość z nas skupia się wyłącznie na rzeczach pilnych, co jest podstawowym błędem. Pomijamy to co ważne i mało pilne; zadania, których osiągnięcie powinno być naszym celem, które wzbogacają nasze życie i nadają mu sens. A wiesz dlaczego tak dzieje się? Ponieważ sprawy te nie wywierają na nas żadnej presji, dlatego odsuwamy je na bok uznając jako mniej pilne. I co dalej? Te ważne nie są pilne, więc musisz sam się zmotywować („zmusić”) do ich wykonania.
Spójrz na matrycę, jej cztery ćwiartki pokazują cztery grupy działań, którym poświęcamy swój czas i energię.
Aby poprawnie stosować matrycę należy zrozumieć oraz stosownie wyselekcjonować rzeczy ważne i pilne. Wpływa na to wiele czynników tj. priorytety osobiste i otoczenia (rodziny, pracy zawodowej), finanse, emocje, terminy itp. Często mamy problem z podziałem naszych zadań na ważne, pilne, nieważne i niepilne – w sensie jak je poukładać, posegregować, w jaki sposób podzielić? Przede wszystkim musisz skupić się na czynnościach najistotniejszych dla Ciebie i najbliższych.
Ćwiartka I
– ćwiartka walki z czasem / gaszenia „pożarów” – rzeczy ważne i pilne
-
- To rzeczy, których nie można zaniedbać, te „na wczoraj”, które powinny być zrealizowane natychmiast, jak najszybciej.
- Wydarzenia wynikające z naszego zaniedbania, bo rzeczy, które były na początku „ważne i niepilne” zostały odłożone w czasie.
- Są to często zdarzenia nagłe, kryzysowe; będące często poza naszym wpływem działań np. awaria sprzętu.
- Najlepiej by ta ćwiartka była pusta… bo jeśli coś tam się znajduje, to niewykonanie ich skutkuje tylko negatywnie.
- Ulgą dla tej ćwiartki są „złodzieje czasu”, którzy pomagają zredukować poziom stresu.
Ćwiartka II
– ćwiartka wysokiej jakości / działania skutecznego – rzeczy ważne, ale nie pilne
- Właśnie tutaj lokujemy (długoterminowe) plany, cele; przewidujemy problemy i sposoby zapobiegania im.
- Sprawy możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie (nauka języka, fitness)
- Tu możesz rozwijać zdolności – wszelkie kursy, studia, każda forma samorozwoju.
- I na zadaniach w tej ćwiartce powinnaś najbardziej skupić się. Ustalić czas wykonania tematu; jeżeli go przeciągniesz to trafisz z nim do ćwiartki I.
- Pamiętaj: wizja, dyscyplina, kontrola, efekty.
Ćwiartka III
– ćwiartka ułudy / co nam zarzucają inni – sprawy pilne, ale mało ważne.
- Tutaj deleguj, ustalaj priorytety, a potem realizuj.
- Koncentracja na tym miejscu powoduje oscylowanie wokół rzeczy nieważnych, a że pilnych – tworzy to poczucie stresu.
- Uczucie złudzenia, że trzeba zrobić coś ważnego; co wiąże się z naszą krótkowzrocznością, a nawet negatywnym odbiorem. Jesteśmy czasem osobami pozbawionymi kontroli, organizacji, a robimy jedynie szum wokół siebie.
Ćwiartka IV
– ćwiartka określana jako unikanie pracy / pożeracze czasu – rzeczy mało ważne i mało pilne
- Sprawy te nie są ani istotne, ani kluczowe, ani nie wymagają pośpiechu.
- Poświęcanie swojego czasu na działania pozorne, nie mające wiele wspólnego z faktycznymi obowiązkami.
- Zapomnij o tych rzeczach lub minimalizuj
- Koncentracja na tym miejscu, to tak naprawdę nie robienie nic, co służy realizacji zadań i celów. Konsekwencja: brak rezultatów, osiąganych celów, marnowanie czasu.
- Przeczytaj tekst: Złodzieje czasu
Jak każda metoda zarządzania czasem – tak i ta może posiadać wady i zalety. Jakie?
Zalety
- samodzielne rozplanowanie własnego czasu
- sposób na szybkie, łatwe ustalenie listy zadań do wykonania
- uczy samodzielnego dobierania priorytetów oraz segregowania zadań
Wady
- trudność w odpowiednim sklasyfikowaniu czynności do określonych ćwiartek
- wpisywanie zbyt wielu zadań w pierwsze dwie ćwiartki
- określenie IV ćwiartki – nie umieszczajmy tu czasu na relaks i rozrywkę, one też są ważne
Podsumowanie
Jaki obszar jest najważniejszy? Działania z ćwiartki II. Twoje działania powinny zmierzać do tego, aby powiększać i realizować te zadania. I pilnować aby nic nie przedostało się do ćwiartki I – ale z doświadczenia wiem, że jest to niemożliwe. Możemy jedynie monitorować działania z III i IV, tak by nasz czas był jak najefektywniej wykorzystywany, ale nie zapominając, że niektóre sprawy – niby te trwoniące czas też muszą mieć miejsce, aby panował w nas porządek myśli, odpoczynku i spokoju. Bardzo ważny jest relaks, wypoczynek, wyciszenie. A tak naprawdę Ty wiesz co dla Ciebie jest ważne.
Jeżeli chcesz ustalać własne priorytety dzięki temu narzędziu możesz pobrać prostą, pomocną TABELĘ tutaj: MATRYCA PRIORYTETOW pdf lub po prostu rozrysować sobie na kartce coś w stylu poniższym:
Książki warte polecenia:
- R. Merrill, S.R. Covey, Najpierw rzeczy najważniejsze, Wyd. Rebis – KLIK po książkę
taniaksiazka.pl - B.Tracy, Zjedz tę żabę! Wyd. MT Biznes – światowy bestseller – KLIK po książkę
taniaksiazka.pl
Na koniec mam prośbę – teraz Ty zarządzasz – jeżeli spodobał Ci się tekst machnij do mnie łapką – zostaw komentarz lub polub na social media np. Facebook. Za każdy odzew dziękuję!
05/04/2023 o 17:04
Bardzo ciekawy koncept. Niezwykle mi się podoba – taka matryca priorytetów potrafi usprawnić pracę i życie.
26/02/2023 o 15:55
Pierwszy raz o czymś takim słyszę. Z marketingowego punktu widzenia jest to coś ciekawego i wartego rozważenia.
14/04/2019 o 07:43
Długo uczyłam się, że czas na wypoczynek należy do tych, które komicznie trzeba brać pod uwagę. Przez lata powtarzałam, że doba ma 24 godziny, a jak się wcześniej wstanie to i więcej. Teraz nie pracuję gorzej, nie angażuję się mniej – po prostu inaczej. Eliminuję złodzieje czasu i przede wszystkim wyznaczam priorytety! I dbam o czas dla siebie.
24/04/2019 o 11:42
Rewelacja i dalszego powodzenia w działaniu! 🙂
13/07/2017 o 20:12
Dla mnie najtrudniejsze są pożeracze czasu ! Ciągle z nimi walczę a one wracają jak bumerang ;(
14/07/2017 o 01:12
Karolina u mnie też pożeraczu czasu.. ale do czasu. Nauczyłam się już włączać je. Pilotem 😉 pzdr.
04/07/2017 o 07:10
[…] warty uwagi bo często mamy problem z rozróżnieniem tych czterech grup zadań. Kasia z bloga Hr W Domu bardzo fajnie to opisała. […]
26/06/2017 o 17:43
Super metoda! Znałam ją, ale nie wiedziałam, że tak się nazywa 🙂
10/08/2017 o 20:52
Pewnie, że super! Prosta, a jakie efekty 🙂
16/06/2017 o 08:44
Ja mam teraz swoją matryce wymuszoną sytuacją. Składa się z dwóch obszarów: 1. Zadania, które mogę zrealizować przy dziecku 2. Zadania na czas, kiedy dziecko śpi.
10/08/2017 o 20:52
Monika mam identyczną!!!! 😉 Czyli teraz noc – pracuję przy laptopie 🙂
11/06/2017 o 20:38
Zarządzanie czasem, to moja pięta achillesowa… Pracuję nad tym i nawet poczyniłam pewne postępy, ale nadal mam wrażenie, że czas mi ucieka przez palce…
10/08/2017 o 21:01
Gosia ja też ciągle gonię czas. Pewne ułożenie zadań pomaga 🙂
10/06/2017 o 16:35
Coś w tym jest. Muszę spróbować skorzystać z tej matrycy. Może przyniesie nieoczekiwane efekty?
10/08/2017 o 20:53
Ola przyniesie, jeśli będziesz ja uzupełniać. Nawet w głowie pomyśl o pożarach 🙂
10/06/2017 o 07:57
Najłatwiej mi wyznaczyć rzeczy pilne i ważne oraz niepilne i nieważne.
10/08/2017 o 21:01
U mnie pilne same sie klarują 😉
10/06/2017 o 07:37
Od kilku lat probuje zarzadzam moim czasem. Kazdego dnia z rana wypisuje co chce zrobic i okreslam 2-3 wazne zadania. Od nich zaczynam. Idziw mi coraz lepiej 🙂
09/06/2017 o 19:59
Bardzo pomocna matryca. Oczywiście ważne i niepilne się zaniedbuje, a później jest gaszenie pożarów. :/
Zjedz tę żabę to super książka! Pamiętam jak w pracy miałem wrzucone w kalendarz przypomnienie codziennie rano właśnie pod tym tytułem aż w końcu niektórzy zaczęli mnie pytać o co chodzi z tą żabą. 😀
10/06/2017 o 07:19
Łukasz o patrz czyli dobrze dobieram sobie literaturę do czytania! Dziękuję że wpadłeś 🙂
09/06/2017 o 19:22
Podstawowe narzędzie zarządzania czasem, które pokazuje, że zarządzanie to to sztuka delegowania i odpuszczania 🙂
10/08/2017 o 20:54
Grace – tak, takie podstawowe, bez udziwniania. Takie są dobre, gdy czasu mało 😉
09/06/2017 o 19:25
Najpierw na to spojrzałam i pomyślałam… OMF! Ale tekst jak zawsze wszystko wyjaśnił i jest dobry…
10/08/2017 o 20:54
Haha ciekawe pierwsze myśli!
09/06/2017 o 13:06
O! pierwsze słyszę, ale wydaje się mieć to sens. Chociaż w moim przypadku zapewne będzie trudne do wdrożenia 😉
09/06/2017 o 12:29
Bardzo pomocny wpis, który na pewno mi się przyda, zaczynam wdrażać od jutra 🙂
10/08/2017 o 21:02
Powodzenia! Od jutra łatwiej niż od poniedziałku 😉
09/06/2017 o 09:44
Mam to szczęście, że mnie organizacja czasu przychodzi dość naturalnie. Z kolei jakieś szczególne planowania, rozpiski, tysiące odhaczaczy i zakreślaczy – to moje pożeracze czasu. Nie dość, że główkowanie spędza mi sen z powiek, potem odnajdywanie się w tym, a ostatecznie i tak robię wszystko według tego wewnętrznego organizera 🙂 Natomiast! Macierz Eisenhowera jest mi znana i o ile dobrze sklasyfikuję zadania, to naprawdę mi pomaga. Prosta wizualnie i czytelna. To zdecydowanie do mnie przemawia 🙂
09/06/2017 o 08:29
No właśnie – sęk w tym, żeby te zadania wpisać w dobre ćwiartki 🙂 Bo np. z tego, co widzę, dla większości z nas odpoczynek jest nieważny – podczas kiedy on jest bardzo ważny, a czasem bywa nawet pilny. Ja z kolei mam tych „pilnych, ważnych” za dużo, bo jestem obibokiem:) .. ale dzięki za przypomnienie, idzie coraz lepiej 😉
09/06/2017 o 09:21
Słońce o właśnie – ten odpoczynek jest bardzo ważny, aby móc ładować baterię na rzeczy ważne i niepilne. Pozdrawiam!
09/06/2017 o 04:58
Nawet jeśli nie do końca się do niej stosujemy, to i tak wiele cennych wskazówek z niej wyciągamy, a później stają się dobrymi nawykami. 🙂
10/08/2017 o 21:00
Izabela słowo klucz do wielu zadań to nawyki!
08/06/2017 o 20:36
🙂 Ilekroć mam przed sobą setkę zadań staram się je w myślach uporządkować wg priorytetów 🙂 a taka matryca doskonale w tym pomaga!
10/08/2017 o 20:57
Dokładnie, powkładaj dane zadanie do odpowiednich ćwiartek. A później wszystko się samo ułoży 😉
08/06/2017 o 16:42
Nie wiem dlaczego ale bardzo przypomina mi to analizę SWAT. 😉
08/06/2017 o 17:44
Bielecki prawda? Wizualnie bardzo podobne. Ale macierz dotyczy zarządzania czasem, a SWAT kojarzy się głównie ze strategią, z przedsiębiorstwem i spójrz, że w macierzy ćwiartka I to zagrożenie a w SWAT to mocne strony.
08/06/2017 o 08:32
Bardzo dobry wpis, muszę sobie go gdzieś zapisać i wracać do tego!
10/08/2017 o 21:00
Diana dziękuję!
08/06/2017 o 08:12
Matryca jest chyba podstawowym narzędziem do zarządzania czasem, z której… nie korzystam na co dzień 😉 Lecz przydaje się na początku drogi do zorganizowania codzienności. Można wypisać w niej wszystkie aktualne zadania i wg tego ustalić plan dnia 🙂
08/06/2017 o 08:08
Organizacja czasu jest dla mnie bardzo wazna tym bardziej od kiedy zostalam mama. Mam swój plan dnia wg którego działam dzięki czemu mam również chwilę dla siebie.
08/06/2017 o 08:03
czasnaziemi na pewno! Eisenhower wymyślił, a Covey opisał, popchnął dalej 🙂
08/06/2017 o 08:03
Uwielbiam doskonalić się w organizacji czasu. Przeczytałam serię książek S. Coveya. On właśnie posługuje się takimi ćwiartkami. Może zapożyczył pomysł od prezydenta USA…
08/06/2017 o 06:31
Uwielbiam czytać o zarządzaniu czasem, pewnie dlatego, że dobrze sobie z tym tematem radzę, to czytanie o nim mnie nie stresuje, a wręcz przeciwnie 🙂
10/08/2017 o 20:59
Pani Podróżnik przez to czytanie genialnie się dokształcamy!
08/06/2017 o 06:26
Muszę przyznać, że mi się przyda 😉 Wydrukuję sobie takie cudo 😉
10/08/2017 o 20:58
Anonim bardzo mnie takie słowa cieszą!
08/06/2017 o 06:41
hej znam tą macierz, dzięki, ze mi ją przypomniałaś myślę, że każda kobieta – mama pracująca powinna na lodówce taka powiesić, by nie zaorywać się robieniem wszystkiego- najbardziej podoba mi się ćwiartka z delegowaniem:)
10/08/2017 o 20:58
Wenus oj tak – delegowanie wychodzi mi najlepiej 😉