Techniki zarządzania sobą w czasie - Zasada Pomodro, Parkinsona
kompetencje miękkie kursy

Planując swój dzień lub tydzień pracy musimy zawsze skupić się na swoich potrzebach. Mamy do wykonania x spraw, do tego ciągle wychodzą nowe, pilne zadania, a w pamięci zawsze jest coś do zrobienia „jak będę mieć czas”. Aby całość uporządkować, bardzo często wchodzimy (nie) świadomie w strefę “jakiejś” organizacji czasu, a pewne metody i zasady mają nam pomóc, usprawnić pewne działania. Poniżej prezentuję wybrane techniki zarządzania sobą w czasie, Ty natomiast przeczytaj ten artykuł na Zasadzie 2 minut, czyli cokolwiek zajmuje mniej niż 2 minuty, wykonaj to teraz, nie odwlekaj.

Techniki zarządzania sobą w czasie - Zasada Pomodro, Parkinsona

Zarządzanie sobą w czasie to gra wyborów, wiedza o tym jak sobie radzić w czasie, który posiadamy. To naszym zadaniem jest wiedzieć co mamy robić, by nie siedzieć bezczynnie, a później często na ostatnią chwilę nie załatwiać to, o czym zapomnieliśmy. Technik, metod, zasad zarządzania sobą w czasie jest mnóstwo! To od nas zależy czy wzbierzemy Metodę ALPEN, GTD, 4D, a może Zasadę Parkinsona lub Metodę salami. Dobór odpowiedniego narzędzia związany jest z naszym systemem pracy, działania w określonych warunkach, a przede wszystkim techniki te mają być dla nas pomocne i intuicyjne, sprawne do wykonania. Skupiamy się na sobie i swoich potrzebach. Poniżej przedstawiam wybrane 5 technik zarządzania sobą w czasie, jeżeli zaś chcesz więcej niezbędnej wiedzy to zapraszam do e-booka „Zarządzanie sobą w czasie. 21 technik. Prokrastynacja. Wielozadaniowość. Złodzieje czasu” – sprawdź TU o czym mowa.

Przedstawione poniżej techniki zarządzania sobą w czasie:

  1. Krzywa wydajności REFA
  2. Metoda Gettings Things Done – GTD
  3. Metoda SMART
  4. Prawo Parkinsona
  5. Technika Pomodoro

1. Techniki zarządzania sobą w czasie – Krzywa wydajności REFA

Krzywa wydajności REFA mówi o naszej wydajności psychofizycznej w ciągu dnia. Każdy z nas ma inny zegar dobowy, biologiczny, ale bez różnicy na to, czy wolisz pracować wczesnym rankiem, czy późnym wieczorem, twoja efektywność pracy podlega pewnym cyklom, a także wahaniom energii. I tak, u większości ludzi szczyt produktywności przypada na godziny przed południowe, po czym mocno spada. By z powrotem rosnąć, w godzinach późno południowych, ale już i tak nie osiąga takiego maksimum, jakie ma miejsce we wcześniejszych godzinach. Następnie ponownie spada, by w godzinach nocnych poświęcić się odpoczynkowi, czyli snu.

https://platforma.katarzynapluska.pl/produkt/zarzadzanie-soba-w-czasie-21-technik-prokrastynacja-wielozadaniowosc-zlodzieje-czasu-e-book/ Krzywa wydajności REFA.

2. Metoda Gettings Things Done – GTD

Twórcą tej metody zarządzania sobą w czasie jest David Allen, który dokładnie opisał ją w swojej książce “Getting Things Done” (“Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań”). Metoda ta polega na szczegółowej organizacji czasu pracy poprzez zebranie wszystkich zadań, które muszą być wykonane oraz umieszczenie ich w logicznym, uporządkowanym systemie, a następnie odpowiednim zarządzaniu nimi np. poprzez listy zadań (projektów). Głównym priorytetem GTD jest osiągnięcie wysokiej produktywności w pracy i życiu prywatnym, przy jednoczesnym założeniu zwolnieniu z obowiązku pamiętania o wszystkich działaniach i planach. Najważniejszym założeniem metody GTD jest pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami:

Gromadzenie (kolekcjonowanie) – umieszczanie wszystkich zadań w jednym miejscu, czyli wszystkie zadania idą do jednego worka. Co to oznacza w praktyce? Zbierz wszystkie twoje pomysły, plany, notatki, obowiązki jednego miejsca np. notatnika, plannera lub nawet skrzynki mailowej. Zapisuj wszystko! To uwolni cię od obciążenia, aby pamiętać o…

Analizowanie ma za zadnie opróżnianie powyższego worka, twoim zadaniem jest określić, jakiej aktywności wymaga dana sprawa. Analizę oprzyj na trzech założeniach: -rozpoczynam analizę od spraw najnowszych; – zajmuję się tylko jednym zadaniem naraz; – żądnego zadania nie mogę zostawić na później czy wrzucić z powrotem do punktu pierwszego, czyli gromadzenia. Jeżeli to zadanie nie wymaga podjęcia działania należy dodać je do koszyka spraw „może kiedyś…, na później…” albo po prostu usunąć.

 

Metoda GTD

Porządkowanie to przypisywanie konkretnych zadań do odpowiednich miejsc (folderów). Tutaj określasz pewną pulę zadań do wykonania na teraz. Należy założyć, jeżeli wykonanie określonego zadania wymaga wykonania więcej niż jednego działania to jest to projekt, a projekt ten należy podzielić na mniejsze zadania, do którego przyporządkujesz termin realizacji. Należy to wykonać od razu (wcześniejsza zasada 2 minut) lub oddelegować innej osobie.

Przeglądanie to regularne przeglądanie zadań i projektów twojego zbioru; to aktualizacja systemu, a także analiza pracy. Przeglądowi podlegają zadania bieżące, a także odroczone na później. Należy też wybrać, którymi zadaniami zajmiemy się w najbliższym czasie.

Realizacja to już nasze ostatnie działanie. Wykonujemy zaplanowaną pracę, a jej wybór powinien opierać się na 4 kryteriach: kontekstu, w którym się znajdujemy, czasu oraz energii potrzebnej na wykonanie zadania oraz priorytetów zadań.

Zasada GTD sprawdza się najlepiej, gdy mamy dużo zadań i obowiązków. Na pierwszy rzut wydaje się dosyć czasochłonna, ale warto ją przetestować, bo pomaga osiągnąć wysoką organizację działań.

3. Techniki zarządzania sobą w czasie – Metoda SMART

Koncepcję ustalania celów metodą SMART jest bardzo popularna i szeroko już znana w dziedzinie zarządzania sobą w czasie, opiera się na odpowiednim planowaniu zadań i realizacji celów. Pozwala ona zdefiniować efekt zadania w taki sposób, aby mógł on zwiększyć jego szansę realizacji oraz przede wszystkim, aby wiadomo było, co dokładnie należy wykonaćZgodnie z tą metodą, cel powinien być:

  • S Skonkretyzowany (ang. Specific)czyli cel musi być szczegółowy, jednoznaczny, specyficzny, a jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu. Ten cel musi być tak sformułowany, by nie pozostawiał miejsca na luźną interpretację.
  • M Mierzalny (Measurable) – mierzalny, możliwy do zmierzenia; cel musi być tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu, lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną „sprawdzalność” jego realizacji.
  • A Osiągalny (Ambitious) – ambitny, stymulujący; zakładamy, że cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji.
  • R Realny (Realistic) – realny, możliwy do wykonania; ponieważ cel powinien być ważnym krokiem naprzód, przy czym jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował.
  • T Określony w czasie (Timely) – terminowy; cel musi mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć.

Zapamiętaj: jeśli dobrze określisz swój cel, zaplanowanie go i późniejsza realizacja będą dużo łatwiejsze, ponieważ zawsze najważniejszy jest jasny, klarowny i mocny początek pracy.

4. Techniki zarządzania sobą w czasie – Prawo Parkinsona

Prawo Parkinsona po raz pierwszy opisał Cyril Northcote Parkinson, a jego założenia dotyczyło przede wszystkim pracy wykonywanej przez urzędników. Okazało się jednak, że zasadę tę możemy śmiało rozszerzyć na inne obszary życia.

Głównym założeniem Prawa Parkinsona jest teza: Czas marnowany jest w ilościach proporcjonalnych do całego czasu, jakim w ogóle dysponujemy.” W naszej pracy (szczególnie zawodowej), mamy niestety bardzo często tendencję do jej rozwlekania i opóźniania do ostatniej chwili. Załóżmy, czas pracy zawodowej to 8h, a w tym czasie x zadań do wykonania. Bardzo często to x możemy wykonać nawet w połowie danego nam czasu, jednak rozwlekamy działanie, bo mamy na nie aż przykładowe 8h. Według schematu: jak masz do zagospodarowania osiem godzin, to wypełnisz osiem, a jak masz dziesięć, to wypełnisz dziesięć. Po drodze będziesz używał zamienników i rozpraszaczy, które idealnie zapełnią całą pulę czasu. Jakich? Internet, telefon, pogaduchy w pracy... I jakoś to umowne 8h zleci, ale co najgorsze, pod koniec czasu okażę się, że zadania do wykonania nadal są niezrealizowane. Odwlekaliśmy je, bo przecież było tyle czasu!

Prawo Parkinsona Techniki zarządzania sobą w czasie

A teraz wyobraź sobie sytuację z twoje życia domowego – masz do wykonania zadanie, odkładasz je w nieskończoność, a gdy zbliża się termin jego ukończenia, nagle realizujesz jedynie jakiś jego procent. Czas się rozmył, a przecież miałeś określony czas na jego wykonanie. Pamiętaj, według Prawa Parkinsona: „Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Wykorzystaj więc czas na swoją korzyść, wykonaj określone zadnie bez rozwlekania, odwlekania w czasie, bo okaże się, że go trwonisz na inne niepotrzebne zadnia (przyjemności) i że zostawisz je na ostatnią chwilę. A całość skupia się i tak na tym, że mogłeś wykonać je o wiele szybciej niż by to zostało założone.

5. Techniki zarządzania sobą w czasie – Technika Pomodoro

Technika Pomodoro to jedna z najbardziej i cenionych technik zarządzania sobą w czasie. Nazwa tej techniki wywodzi się… od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora, a sama metoda jest bardzo prosta do przeprowadzenia. Głównym założeniem Techniki Pomodoro jest działanie w określonych cyklach czasowych, dokładnie na zasadzie:

  1. Zrób listy zadań i posortuj według ważności, następnie wybierz jedno zadnie do wykonania.
  2. Ustaw czasomierz na 25 minut (jedno pomodoro)
  3. Pracuj nad zadaniem przez całe Pomodoro (intensywnie, to czas najwyższego skupienia)
  4. Po upływie 25 minut należy zakończyć wykonywanie zadania (jeśli zostało zrealizowane odznaczyć je z listy zadań, jeśli nie, ponownie wrócisz do niego zaraz)
  5. Robisz sobie 5-cio minutową przerwę (kawa, telefon, inna krótka aktywność), a po upływie tego czasu wracasz do pracy
  6. Po 4 Pomodoro zrobisz sobie dłuższą przerwę, np. 20-30 minutową.

Taki podział pracy ma kilka zalet, przede wszystkim pozwala na pracę z całkowitym skupieniu i koncentracji, ponieważ wiesz, że pracujesz tylko przez określony czas i w tym momencie usuwasz z pola wszelkie rozpraszacze. Co więcej, świadomość upływającego czasu zwiększa też twoją wydajność, bo podświadomie chcesz skończyć zadanie przed przerwą. Po za tym Technika Pomodoro działa motywująco, by przygotować się i rozpocząć pracę. Oczywiście, do tego dochodzi sam walor przerw, który daj oddech umysłowi, pozwala na delikatne oderwanie się od tematu.

Zasada Pomodoro Prawo Parkinsona Techniki zarządzania sobą w czasie

Kolejną wartą uwagi techniką jest Matryca Priorytetów, czyli Macierz Eisenhowera. Jednakże, aby nie powielać treści zapraszam Cię do tego artykułu:

E-book Zarządzanie sobą w czasie. 21 technik. Prokrastynacja. Wielozadaniowość. Złodzieje czasu”

Chcesz więcej? 🙂 Już teraz możesz poszerzyć swoją wiedzę na temat zarządzania sobą w czasie poprzez e-book Zarządzanie sobą w czasie. 21 technik. Prokrastynacja. Wielozadaniowość. Złodzieje czasu”. Znajdziesz tam wiele informacji o tym czym jest zarządzanie sobą w czasie, odwlekanie (prokrastynacja), bądź o zagrożeniach jakie niesie za sobą wielozadaniowość. A przede wszystkim będziesz mógł zapoznać się aż z 21 technikami zarządzania sobą w czasie – z tej puli na pewno wyciągniesz coś dla siebie.

E-book „Zarządzanie sobą w czasie. 21 technik. Prokrastynacja. Wielozadaniowość. Złodzieje czasu”

Techniki zarządzania sobą w czasie - Zasada Pomodro, Parkinsona

.

A na sam koniec mam prośbę, jeśli masz ochotę, opowiedz swoim spojrzeniu na temat technik zarządzania sobą w czasie. Czy któreś z powyższych praktykujesz? Co polecasz? Oczywiście, jeśli spodobał Ci się artykuł machnij do mnie łapką – zostaw komentarz lub polub na social media np. Facebook, LinkedIn. Za każdy odzew dziękuję!

kompetencje miękkie kursy

1 komentarz dla “Techniki zarządzania sobą w czasie”

  1. Ula napisał(a):

    Super wpis, bardzo pomocny

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.