Co powstrzymuje cię przed skuteczną komunikacją?

Co powstrzymuje cię przed skuteczną komunikacją? Efektywna komunikacja to coś więcej niż tylko wymiana informacji; chodzi o zrozumienie emocji i intencji kryjących się za daną informacją. Niezależnie od tego, czy próbujesz poprawić komunikację ze współmałżonkiem, dziećmi, szefem czy współpracownikami, nauka pewnych umiejętności może pogłębić twoje relacje z innymi, a co za tym idzie zbudować większe zaufanie i szacunek oraz poprawić pracę zespołową, rozwiązywanie problemów oraz ogólny stan zdrowia społecznego i emocjonalnego… Dużo dobrego? Sprawdź więc co powstrzymuje cię przed budowaniem odpowiedniej relacji w komunikacji.

Czym jest skuteczna komunikacja?

Zacznijmy od tego, że większość z nas chce się lepiej komunikować. Jednak oprócz tego, że jesteś w stanie jasno przekazać wiadomość, musisz także słuchać w taki sposób, aby uzyskać pełne znaczenie tego, co zostało powiedziane i sprawić, że druga osoba poczuje się wysłuchana i zrozumiana. Skuteczna komunikacja brzmi tak, jakby była instynktowna, jednak zbyt często, gdy próbujemy komunikować się z innymi, coś idzie nie tak… Czasami mamy wrażenie, że co do niektórych mówimy, a oni odbierają nasz przekaz na innej płaszczyźnie (planecie?). Mówimy jedno, druga osoba słyszy coś innego… Oczywiście na tym polu dochodzi do nieporozumień, frustracji i konfliktów, a to może spowodować problemy w relacjach w domu, szkole i pracy. Możemy podać tu milion przykładów, choćby ten, najbardziej trywialny:

• Zrobiłeś zakupy wracając z pracy?
• Jakie zakupy? Nic nie wiem!
• Znowu nic nie wiesz, wszystko na mojej głowie…
• Przecież ja w tym domu robię wszystko!  itd. itd. rozkręcamy kłótnie

Co powstrzymuje cię przed skuteczną komunikacją? Przed tobą pięć częstych barier uniemożliwiające skuteczną komunikację. Każda z nich została uzupełniona opisem i wnioskami w działaniu:

1. Brak kontroli emocji i stres
2. Wielozadaniowość
3. Komunikacja niewerbalna
4. Nie jesteś aktywnym słuchaczem
5. Brak asertywność w komunikacji

1. Brak kontroli emocji i stres

Ile razy czułeś się zestresowany podczas sporu ze współmałżonkiem, dziećmi, szefem, przyjaciółmi lub współpracownikami, a potem powiedziałeś lub zrobiłeś coś, czego później żałowałeś? Czy wiesz, jak słowa wypowiedziane w silnym stresie, a przy tym i gniewie potrafią ranić? A jeżeli potrafiłbyś szybko złagodzić ten stres i powrócić do spokojnego stanu, nie tylko uniknąłbyś tego wybuchu, ale w wielu przypadkach mógłbyś także uspokoić drugą osobę. W trudniejszych momentach dnia, w stresie, w przytłaczających emocjach, wysoce prawdopodobne jest to, że źle odczytasz innych ludzi, będziesz wysyłał mylące lub odpychające sygnały niewerbalne i popadniesz w odruchowe wzorce zachowań. Aby uniknąć konfliktów i nieporozumień, pracuj (pracujcie!) nad tym, jak szybko się uspokoić przed dalszym kontynuowaniem rozmowy. Czasami nawet najlepiej ją przerwać wymianę zdań, by po racjonalnym, chłodnym podejściu do tematu powrócić do rzeczowej rozmowy.

Jak zachować spokój w czasie rozmowy? (czyli komunikacja pod presją)

👉 Znajdź swój moment, gdy powiesz stop. Zatrzymaj się, aby zebrać myśli. Cisza niekoniecznie jest czymś złym — pauza może sprawić, że będziesz mieć większą kontrolę nad przebiegiem wydarzeń. Kontroluj włączenie zapalnika kłótni z typu: „Ty zawsze…”

👉 Aby dać sobie czas do namysłu, stosuj taktykę przeciągania. Zanim odpowiesz, poproś o powtórzenie pytania lub wyjaśnienie wypowiedzi. W wielu przypadkach sposób, w jaki coś mówisz, może być równie ważny jak to, co mówisz. Mów więc wyraźnie, zachowuj równy ton i nawiąż kontakt wzrokowy.

👉 Rozpoznaj moment, w którym zaczynasz się stresować. Zresztą… twoje ciało poinformuje cię o tym. Czy masz napięte mięśnie lub brzuch? A twoje dłonie są zaciśnięte dłonie? Czy twój oddech jest płytki?

👉 Sprowadź swoje zmysły na ratunek. Najlepszym sposobem na szybkie i niezawodne złagodzenie stresu są zmysły — wzrok, słuch, dotyk, smak, węch lub nawet ruch. Co mam na myśli? Możesz do ust wziąć miętówkę, wcisnąć do kieszeni piłkę antystresową (gniotka), wziąć kilka głębokich oddechów, napiąć i rozluźnić mięśnie lub po prostu przypomnieć sobie kojący obraz.

👉 Poszukaj humoru w tej sytuacji. Świetnym sposobem na złagodzenie stresu podczas komunikowania się, jest uczycie odpowiedniego (!) do danej sytuacji dowcipu.

👉 Poszukiwanie złotego środka, czyli bądź gotów na kompromis. Kompromis to sztuka ustępowania i znajdowania rozwiązania w imię ogólnego dobra. Kompromis ma swoje plusy i minusy, bo nie zawsze warto upierać się przy swoim; z drugiej strony kompromis zbliża Cię do ulegania wbrew sobie, w konsekwencji do poczucia strat i niemocy.

👉 Ruch to zdrowie. Czasami warto zrobić „przerwę” w trakcie burzliwej wymiany zdań. Jeśli to możliwe, wybierz się na spacer lub poświęć kilka minut na medytację. Ruch fizyczny lub znalezienie spokojnego miejsca, aby odzyskać równowagę, może szybko zmniejszyć stres.

Co powstrzymuje cię przed skuteczną komunikacją?

2. Wielozadaniowość

Wielozadaniowość jest złudna, nie możesz skutecznie komunikować się, gdy pracujesz nad kilkoma rzeczami naraz. Jeśli sprawdzasz swój telefon, a jednocześnie planujesz, co masz zamiar powiedzieć, to prawie na pewno przegapisz niewerbalne wskazówki w rozmowie. Pamiętaj, aby skutecznie komunikować się, musisz unikać rozpraszania się i być skupionym.

Co wielozadaniowość robi mózgowi?

Mnogość zadań do wykonania w tym samym czasie, powoduje, że często wypadają one gorzej w ich efektywności, niż mielibyśmy po kolei, w skupieniu je wykonywać. Jeśli, nawet wchodzimy w obszar szybkiego przełączania się z zdania na zadanie, to ich natłok i tak może spowodować błędy i potknięcia. Kluczem do odpowiedniej produktywności zawsze będzie planowanie, organizacja, skupienie. Wielozadaniowość zmniejsza tak naprawdę naszą wydajność, ponieważ mózg może skupiać się tylko na jednej rzeczy na raz. Wielozadaniowość, zamiast być wyjątkowo produktywną, jest często nieefektywna. Nasz mózg ma „X” zdolności do przetwarzania informacji, więc im bardziej dzielimy tę zdolność na różne zadania, tym mniej jesteśmy w stanie poświęcić się dobrze wykonaniu określonego zadania. Jednak tu trzeba krzyknąć wielkie ale, bo wszystko zależy od tego jakie to są zadania, jaka jest ich ważność i pilność.

Tak, wielozadaniowość zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędów, szczególnie, gdy zadania wymagają krytycznego myślenia, ale jako zdeklarowany multizadaniowiec nie widzę nic złego by przy projekcie „prasowanie” uskuteczniać słuchanie podcastów. By łączyć pewne zadania, jednak mam świadomość, że nie skupię się w 100% na aktywnym słuchaniu (o tym dalszej części tekstu), bo w każdym momencie mogę zamiast koszuli oparzyć sobie łokieć 😉

Po więcej informacji na temat multitaskingu w artykule: „Czy jesteś wielozadaniowy? Test”.

Co powstrzymuje cię przed skuteczną komunikacją?

3. Komunikacja niewerbalna

Komunikacja niewerbalna powinna wzmacniać to, co zostało powiedziane, a nie jej zaprzeczać! Jeśli mówisz jedną rzecz, ale mowa ciała coś innego, twój słuchacz prawdopodobnie poczuje, że jesteś nieuczciwy. Niekonsekwentny język ciała pokazuje rozmówcy, że coś „kręcisz”. Spróbuj powiedzieć „tak”, kręcąc głową „nie” 🙂 Sposób, w jaki patrzysz, słuchasz, poruszasz się i reagujesz na inną osobę, mówi jej więcej o tym, co czujesz, niż same twoje słowa. Komunikacja niewerbalna obejmuje mimikę twarzy, ruchy ciała i gesty, kontakt wzrokowy, postawę, ton głosu, a nawet napięcie mięśni czy oddech.

Jak poprawić efektywną komunikację niewerbalną?

👉 Używaj otwartego języka ciała, np. rozłożonych ramion, stój z otwartą postawą nóg, utrzymuj kontakt wzrokowy z osobą, z którą rozmawiasz.

👉 Możesz także użyć mowy ciała, aby podkreślić lub wzmocnić swój przekaz słowny – na przykład klepiąc przyjaciela po plecach, jednocześnie komplementując jego sukces lub uderzyć pięścią w blat stołu (tylko bez agresji ;-)! ), aby podkreślić niezwykle ważną wiadomość.

👉 Dostosuj swoje niewerbalne sygnały do kontekstu, przykładowo ton twojego głosu powinien być inny, gdy zwracasz się do dziecka, niż gdy zwracasz się do grupy dorosłych. Podobnie weź pod uwagę stan emocjonalny i pochodzenie kulturowe osoby, z którą wchodzisz w interakcję.

👉 Unikaj negatywnej mowy ciała; użyj mowy ciała, aby przekazać pozytywne uczucia, nawet jeśli ich nie doświadczasz (!). Jeśli denerwujesz się jakąś sytuacją, np. rozmową o pracę, ważną prezentacją lub pierwszą randką — możesz użyć pozytywnej mowy ciała, aby zasygnalizować (choćby pozorną) pewność siebie. Wyobraź sobie spotkanie w sprawie pracy – zamiast nieśmiało wchodzić do pokoju ze spuszczoną głową, odwróconymi oczami i przemknąć niezauważonym; spróbuj iść wyprostowanym, z głową uniesioną do góry, delikatnie uśmiechać się i utrzymywać kontakt wzrokowy, a na końcu mocno uścisnąć dłoń rozmówcy. To sprawi, że naprawdę poczujesz się bardziej pewny siebie i pomoże ci chodź na chwilę uspokoić się.

Zachęcam Cię do zgłębienia tematu w artykule: „Komunikacja niewerbalna”.

Co jeszcze powstrzymuje Cię przed skuteczną komunikacją?

4. Nie jesteś aktywnym słuchaczem

Komunikując się z innymi, często skupiamy się na tym, co powinniśmy powiedzieć, a przecież skuteczna komunikacja w mniejszym stopniu polega na mówieniu, a bardziej na słuchaniu. Dobre, aktywne słuchanie oznacza nie tylko rozumienie słów, ale i rozumienie emocji, które mówca próbuje przekazać.

Istnieje kolosalna różnica między zaangażowanym słuchaniem, a zwykłym słyszeniem. Kiedy naprawdę słuchasz jesteś zaangażowany w to, co zostało powiedziane — usłyszysz subtelne intonacje w czyimś głosie, które mówią ci, jak ta osoba się czuje i jakie emocje próbuje przekazać. Gdy jesteś aktywnym słuchaczem, nie tylko lepiej zrozumiesz drugą osobę, ale także sprawisz, że ta osoba poczuje się wysłuchana i zrozumiana, co może pomóc w budowaniu głębszej relacji między wami. Komunikując się w ten sposób, doświadczysz również procesu, który obniża poziom stresu i wspiera dobre samopoczucie fizyczne i emocjonalne.

Jak zostać aktywnym słuchaczem?

👉 Skoncentruj się na swoim rozmówcy. Tylko na nim. Jeżeli co chwilę sprawdzasz telefon lub myślisz o totalnie czymś innym, nie jesteś w stanie być skoncentrowanym na kontekście rozmowy. Pamiętaj, że rozmowa to nie tylko słowa, ale i sygnały niewerbalne; często rozmówca może odczytać twoją mimikę i wiedzieć, że twój umysł jest gdzie indziej.

👉 Uważaj na próbę przekierowywania rozmowy na swoje problemy. Gdy mówisz coś w rodzaju: „Jeśli myślisz, że to jest problem, to posłuchaj co mi się przydarzyło!”, to dajesz do zrozumienia rozmówcy, że w pewnym sensie umniejszaj wartość jego problemom. Słuchanie to nie czekanie na swoją kolej do wypowiedzi.

👉 Okaż zainteresowanie tym, co się mówi. Od czasu do czasu kiwaj głową, uśmiechaj się do tej osoby i upewnij się, że twoje ciało ma otwartą pozycję postawy. Możesz zachęcić rozmówcę do dalszego mówienia, wtrąceniami typu „tak, tak” lub „i co dalej?”.

Po więcej informacji na temat aktywnego słuchania zapraszam do artykułów:

„Czy potrafisz słuchać aktywnie? 5 technik + TEST” oraz „Czy ON Cię słucha? Zasady aktywnego słuchania.”

I na koniec… Ostania przeszkoda.

5. Brak asertywność w komunikacji

Asertywność to wyrażanie swoich myśli, uczuć i potrzeb w sposób otwarty i uczciwy, jednocześnie broniąc swojej postawy i szanując zdanie innych. NIE oznacza bycia wrogim, agresywnym lub wymagającym. Skuteczna komunikacja zawsze polega na zrozumieniu drugiej osoby, a nie na wygraniu kłótni czy narzucaniu innym swoich opinii. Najpierw rozpoznaj sytuację lub uczucia drugiej osoby, a następnie przedstaw swoje potrzeby lub opinię, na prostej zasadzie „Wiem, że byłeś bardzo zajęty w pracy, ale chcę, żebyś znalazł też czas dla nas”.

Pamiętaj, że prawo do bycia sobą jest najważniejszym prawem człowieka, oznacza to, że mogę dysponować swoim czasem, energią, układać sprawy osobiste według własnej woli i zgodnie z własnym interesem. Mam także prawo wyrażać siebie i swoje uczucia, opinie, postawy i potrzeby, o ile to czynię w sposób nie naruszający praw innych osób.

Jak być bardziej asertywnym?

👉 Poznaj swoje potrzeby i pragnienia. Naucz się je wyrażać bez naruszania praw innych osób.

👉 Wyrażaj negatywne myśli z odpowiednim szacunkiem. Możesz się na kogoś złościć, ale powinieneś też zachować szacunek.

👉 Doceń siebie i swoje potrzeby. Są tak samo ważne jak innych ludzi.

👉 Naucz się mówić „nie”. Poznaj swoje ograniczenia i nie daj się wykorzystać. Poszukaj alternatyw, aby wszyscy czuli się dobrze z wynikiem.

👉 Otrzymuj opinie pozytywnie. Łaskawie przyjmuj komplementy, ucz się na błędach, w razie potrzeby proś o pomoc.

Koniecznie przeczytaj dedykowane artykuły: „Jak powiedzieć „nie”? Jak bronic swojego zdania? Asertywność”, „Jak być asertywnym w pracy? Jak odmówić szefowi i współpracownikom?” bądź „Postawa asertywna, uległa i agresywna. Asertywność”.

Czy już wiesz co powstrzymuje cię przed skuteczną komunikacją? Temat efektywnej komunikacji jest bardzo szeroki i nie da się go zawęzić do kilku punktów. Jeżeli nadal szukasz odpowiedzi na twoje pytania, sprawdź tutaj:

• Jak poprawić komunikację z ludźmi? Cztery kluczowe obszary skutecznej komunikacji
• Jak dogadać się z ludźmi? Sposoby komunikacji
• Jaki posiadasz styl komunikowania się? TEST

Na koniec mam prośbę – teraz Ty zarządzasz – jeżeli spodobał Ci się tekst machnij do mnie komunikacyjnie i asertywnie łapką – zostaw komentarz lub polub na social media Facebook. Za każdy odzew dziękuję 🙂